Contabilidad 2

Efectivo y Equivalente de Efectivo
Está representado por medios de pago (dinero en efectivo, cheques, tarjeta de crédito y débito, giros, etc.), depósitos en bancos y en instituciones financieras, así como los equivalentes de efectivo que corresponden a las inversiones financieras de corto plazo de alta liquidez, fácilmente convertibles a importes en efectivos, con riesgo poco significativo de cambios en su valor, cuya fecha de vencimiento no exceda a noventa días.
El efectivo es el activo más corriente y más líquido de todos. En el balance general se presenta como caja o efectivo en cada y banco. Si parte del efectivo  ha sido separado para un fin específico y no se tiene inmediatamente disponible para realizar pagos debe figurar separadamente en el balance general.
En esta cantidad podría estar constituida por partidas distintas a un formato específico como  sería la compra de un activo o dinero en un banco clausurado.
Uso de Tarjeta. En países avanzados, como Islandia, Finlandia o Japón, por poner tres ejemplos, el dinero contante y sonante se repliega en favor del plástico. Escenas cotidianas, como pagar por unas golosinas, comprar un periódico o sacar un billete para el metro se resuelven con una tarjeta y un datafono para leerla. Nada de billetes ni monedas, solo plástico para pagar.
Uso del teléfono.- La cadena estadounidense de cafeterías Starbucks dice que cada vez tiene más clientes interesados en pagar con el teléfono. En lugar de usar su tarjeta de crédito o de débito, el consumidor podrá pagar haciendo un simple gesto con su iPhone, Blackberry o los móviles con el sistema operativo Android de Google. Es, dicen los gurús tecnológicos, la evolución lógica.
Balance General
El Balance General es un resumen de todo lo que tiene la empresa, de lo que le deben, de lo que debe, y de los que realmente les pertenece a sus propietarios o socios a una fecha determinada, es como una fotografía de la situación del negocio y está compuesto por los principales grupos de cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio. Se llama Balance porque siempre debe establecerse la igualdad entre los grupos que conforman el Activo por un lado y por otro lado el Pasivo y Patrimonio.
Balance General:
En orden de liquidez
Es la forma más usual de presentación de un Balance, según esta modalidad se debe presentar en primer lugar las cuentas más líquidas o que tiendan a convertirse en efectivo más rápidamente. Para un ordenamiento adecuado de las cuentas se ha considerado tres grupos básicos para la presentación del Activo y estos son:
Activo corriente.- En este grupo se encuentran los activos que pueden convertirse en dinero en efectivo más fácilmente dentro de un plazo no superior a un año, como Caja, Bancos, Cuentas y Documentos por Cobrar a Clientes, Inventarios, etc. En el caso de existir cuentas o documentos por cobrar dudosas, se debe registrar la respectiva Provisión de Cuentas Incobrables.
El sobregiro bancario hace referencia a los pagos que hace el banco que exceden el saldo de la cuenta del cuentahabiente.
Cuando una empresa abre una cuenta corriente con un determinado valor, puede girar cheques por un valor que sea igual o inferior al que tiene en saldo de la cuenta, pero en algunos casos, el banco autoriza a girar cheques por un valor superior al saldo en la cuenta corriente y es allí cuando se produce el sobregiro bancario.
CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO.- El objetivo básico del control interno es de salvaguardar el activo en este caso el efectivo y lograr una contabilidad más precisa.
Un buen sistema de control interno para el efectivo debe  proveer procedimientos apropiados para proteger las entradas y  salidas del efectivo y debe cumplir estos requisitos básicos.
SEPARACION DE FUNCIONES.- Quien controle físicamente el efectivo ha  de ser una persona diferente a la responsable de los libros de contabilidad. La persona autorizada para firmar los cheques no debe ser la que lo prepara, lo registra y hace la conciliación bancaria. El cajero no debe llevar los libros de contabilidad, ni debe tener acceso a los registros relacionados con el efectivo, pero tampoco el personal de contabilidad debe tener acceso a caja. EL CONTADOR NUNCA DEBE MANEJAR EL EFECTIVO.
DEPOSITOS DE LOS INGRESOS EN EL BANCO.- Todo el ingreso que llega a la empresa por venta al contado, cuentas por cobrar o cualquier otro motivo debe depositarse íntegramente en el banco.
RECIBOS.- Las ventas al contado deben controlarse mediante el uso de la caja registradora. Dentro de esta debe haber una tira (cinta) de papel, cerrada con llave, en donde se imprimirá el valor de cada venta y su total.
CAJERO.-  Cajero no se le debe permitir tener acceso a la cinta de la caja registradora. Al  terminar la jornada del día el cajero realizará un recuento del efectivo y entrega el efectivo y el resultado a un empleado del departamento de tesorería. Ni el cajero ni el empleado de tesorería que recibió el efectivo tienen acceso a los demás registros contables.
FUNCIONES.- El cajero no debe ser la persona que realice el depósito en el banco ni registre la venta y el depósito. Con este control resulta imposible el fraude a menos que se realice en complicidad entre varios empleados.
INGRESOS RECIBIDOS POR VALIJA, CORREOS Y MENSAJEROS.- El procedimiento para el manejo de los cheques y dinero recibido por valija, correos o mensajeros está basado en el mismo principio del control interno de que todas transacción debe participar dos o más empleados.
FORMULARIO.- El empleado que abre la correspondencia o la valija debe una lista con los valores recibido en la que incluirá todo el dinero y cheque recibido. Una copia con la cantidad recibida será entregada a la caja junto con el efectivo y los cheques recibidos y  otro copia irá al departamento de contabilidad para su registro. Esta lista debe tener el motivo que indujo el ingreso y el monto recibido.
EGRESO DE EFECTIVO.- Todo el efectivo recibido fruto de la venta al contado de las cuentas por cobrar y por correo debe depositarse íntegramente en el banco. De esta manera se tiene un mejor control interno del efectivo.
DEPÓSITO.- Un buen control interno en lo referente al efectivo exige que cada día serán depositado todo lo que llega a la empresa ya que todos los egresos se realizan por medio de cheques a excepción de los que se realicen por medio de la caja chica.  Todos los cheques como los recibos de ingresos de caja, tienen que estar prenumerados y si alguno de estos se daña debe ser anulado y debe ser guardado en su orden cronológico para que la serie pueda ser completada. En caso de una investigación el documento está a la mano.
Para poder lograr un buen control en lo referente al egreso de efectivo es recomendable que el designado para firmar los cheques no debe tener acceso para registrarlo y cuando se presenta un cheque para su firma debe ir acompañado de su documento fuente, la factura y el comprobante u orden de pago.
En la práctica es recomendable saber que sea más de una persona la que firma los cheques de la empresa y cuando se anula un cheque debe separarse la parte donde se ha colocado la firma.
Cargos Bancarios, Monto Mínimo, Emisión de chequeras, Cheques Bancarios, Cheques Depositados Devueltos, Suspensión de pagos de cheques, Cheques Devueltos por insipiencia de fondos errores u omisiones, Cheques devuelto por fondos en tránsito, Cuentas inactiva, Abono a Préstamo, Cajero Automático Débito, Comisión Cheques Bancario, Certificación de Cheques, Comisión por Cierre de Cuenta, Cargo por Servicios, Débito Embargo de Cuenta, Cheques Devolución Dólares, Error Corregido, Entrega de Divisas, Cheques Fuera de Plaza, Gastos Financieros, Intereses s/préstamo, Legalización de Contrato, Llamadas Telefónicas, Cancelación de Préstamo, Tarjeta de Crédito, Comisión por Suspensión, Transferencia al Exterior, Transferencia en Dólares
Créditos Bancarios. Cajero Automático Crédito, Cheque Devuelto, Nota de Crédito, Crédito por Préstamo, Corrección a Devolución, Crédito a Devolución, Crédito por Nómina, Pago de Intereses, Transferencia
Conciliación Bancaria.- La Conciliación Bancaria es un proceso que permite comparar los montos que la empresa tiene registrados de una cuenta de ahorros o cuenta corriente, con los montos que el banco le suministra por medio del extracto bancario, para determinar si existen diferencias entre los registros contables de  la empresa, y los registros realizados por el banco.
También podemos decir que la Conciliación Bancaria es un ejercicio por la cual se comparan las partidas que aparecen en el estado de cuenta que la empresa recibe del banco, con las partidas que tiene contabilizadas en la cuenta banco en sus libros de contabilidad.
Por medio de ella puede asegurarse que todas sus operaciones bancarias quedan correctamente contabilizadas y reflejadas en sus libros y por lo tanto en los estados financieros. Y le permite determinar que el saldo de su cuenta según el banco sea correcto, detectando cualquier error en forma oportuna para poder realizar las gestiones necesarias para corregirlo. La conciliación bancaria forma parte del control interno del efectivo.
El objetivo de la conciliación bancaria es:
Ø  Asegurar que todos los depósitos están correctamente reflejados en el saldo bancario y que no se han abonado a otra cuenta,
Ø  Detectar algún depósito contabilizado que no llegó al banco por algún motivo,
Ø  Identificar depósitos a la cuenta que no están contabilizados,
Ø  Identificar los cheques emitidos que no se han cobrado,
Ø  Detectar algún cheque emitido y cobrado pero no contabilizado,
Ø  Contabilizar todos los cargos bancarios,
Ø  Detectar errores en los montos, en sus propios libros contables o en la cuenta bancaria.
Depósitos: Están constituidos por el efectivo que recibe la empresa diariamente por concepto de las ventas al contado, los cobros.
Cheques girados: Son los cheques emitidos por la empresa por concepto de las compras efectuadas al contado, los pagos a terceros y los abonos.
Cheque certificado: Cheque cuyo pago al beneficiario es garantizado por el banco, por medio de un endoso o garantía real. Supone una obligación de pago para el banco, haciéndose inmediatamente el cargo al cuenta habiente (cliente). Para los efectos de la conciliación se considera un cheque pagado
Nota de crédito: Se llama así al documento que envía el banco a sus cuentas habientes (clientes) para aumentar el efectivo bajo su custodia, por transacciones como intereses ganados, cobros de documentos (Documentos por Cobrar), cobros de facturas (Cuentas por Cobrar), remesas de tarjetas débito y/o crédito, diferencias en depósitos (Sobrante en Depósitos Nocturnos), préstamos solicitados, y otros conceptos.
Notas de débito: Documento que envía el banco a sus cuenta habientes (clientes) por concepto de disminución del efectivo bajo su custodia, por operaciones tales como intereses pagados, pagos de documentos, cheques devueltos, cargos bancarios, diferencias en depósitos (Faltante en Depósitos Nocturnos), cargos por tarjeta débito y/o crédito, carta de crédito (Documentos por Pagar), pagos de obligaciones, y otros conceptos.
Carta de crédito: Instrumento financiero emitido por un banco a petición de un proveedor, en el que el banco garantiza cancelar a un beneficiario, previa presentación de los documentos especificados en la carta de crédito. Se usa generalmente en las importaciones de bienes.
Cheques en Tránsito: o cheques pendientes, son aquellos que a consecuencia de haberse emitido un cheque pero a la fecha de realizar la conciliación, el mismo no ha sido cobrado por el beneficiario en el banco, por lo que aparecerá Abonado en los libros de la empresa y no estará Cargado en el estado de cuenta bancario hasta que sea cobrado.
Depósitos en Tránsito: son aquellos depósitos que se por lo general se envían al final de mes y estos no son Acreditados en el banco por lo que estarán Cargados en los libros de la empresa pero no en estado de cuenta del mes.
Notas de Crédito: son todos los abonos efectuados por parte del banco por concepto de: descuentos de giros, pagares, intereses a favor de la empresa, entre otros, pero que no se han cargado en nuestros libros.
Notas de Débitos: Son cargos efectuados por el banco a la empresa por concepto de: cobro de intereses, comisiones, efectos descontados devueltos, entre otros, que por no haberse recibido la información respectiva del mismo no se ha registrado en los libros de la empresa.
Cheques Omitidos o no Registrados: son los cheques que se emitieron realmente pero que nunca fueron registrados en los libros de la empresa.
Depósitos Omitidos o no Registrados: son los depósitos que se realizaron pero que nunca fueron registrados en los libros de la empresa.
Cheques de diferentes cantidades: son los cheques que se registran con un monto por encima o por debajo del monto de emitido.
Depósitos de diferentes cantidades: son los depósitos que se registran con un monto por encima o por debajo del monto de emitido.
Entre las causas más comunes que conllevan a que los valores de los libros auxiliares y el extracto bancario no coincidan, tenemos:
Entre las causas más comunes que conllevan a que los valores de los libros auxiliares y el extracto bancario no coincidan, tenemos:
1- Cheques emitidos por la empresa y que no han sido cobrados por el beneficiario. Cheques en tránsito.
2- Consignaciones registradas en los libros auxiliares pero que el banco aun no las ha abonado a la cuenta de la empresa..
3- Notas debito que el banco ha cargado a la cuenta bancaria y que la empresa no ha registrado en su auxiliar. Cargos bancarios
4- Notas crédito que el banco ha abonado a la cuenta de la empresa y que ésta aun no las ha registrado en sus auxiliares.
Pasos en la preparación de una conciliación bancaria
Los pasos específicos para la preparación de una conciliación bancaria son los siguientes:
1-  Compare los depósitos que aparecen en el extracto bancario con los que aparecen en los registros contables. Cualquier depósito que aún no haya sido registrado por el banco es un depósito en tránsito y se debe agregar al saldo que aparece en el extracto bancario.
2-  Ordene los cheques pagados en secuencia y compare cada cheque con el asiento correspondiente en los registros contables. Cualquier cheque emitido, pero aún no pagado por el banco se debe relacionar como cheque en tránsito, y se debe deducir del saldo reportado en el extracto bancario.
3-  De acuerdo con los registros contables de la empresa, deduzca del saldo cualquier nota de débito emitida  por el banco que no haya sido registrada.
4-  De acuerdo con los registros  contables de la empresa, agregue al saldo cualquier nota de crédito emitida por el banco que no haya sido registrada.
 5- Haga los ajustes apropiados para corregir cualquier  error  en el extracto bancario o en los registros contables de la empresa.
6- Determine si el saldo ajustado del extracto bancario es igual al ajustado en los registros contables de la empresa
7- De acuerdo con los registros de la empresa , prepare  los asientos de diario para registrar cualquier renglón en la conciliación bancaria relacionado como un ajuste de saldo.  
ASIENTO DESPUES DE LA CONSILAICION
Si el banco ha efectuado cargos (débitos) y créditos en la cuenta de la empresa que no hayan sido registrados en los libros de esta, siempre y cuando estos cargos y créditos sean de naturaleza correctos, los mismos tienen que ser registrado en los libros de contabilidad de la empresa.
ASIENTO PARA REGISTRAR LAS OPERACIONES REALIZADAS POR EL BANCO QUE NO HAN SIDO REGISTRADAS EN LOSLIBROS DE LA EMPRESA.         

Documento por Pagar                    12,500.00
Impuesto 1.5%                                        74.51
Intereses sobre préstamos               1,875.00
Gasto de Teléfono                              4,175.00
       Banco                                                             18,642.51
       Para registrar los cargos realizados por el banco.

Transferencia bancaria.- Una transferencia bancaria es aquella operación en la que el ordenante da instrucciones a su banco para que, con cargo a una cuenta suya, envíe una determinada cantidad de dinero a la cuenta de otra persona en la misma o en otro banco distinto.
Cuando la transferencia tiene lugar entre cuentas de la misma entidad de crédito, la operación se suele denominar "traspaso interno", operación que puede realizarse a través de Internet.

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