Sistema Contable




Sistemas de Contabilidad


Documento aportado por: Isabel Cristina Feliz Álvarez icafa@codetel.net.do

Práctica

Usted fue contratado para la compañía MPC, para instalar un sistema que le permita controlar todas sus operaciones contables, financieras y administrativas y le suministre información referente a: ventas, inventarios, cuentas por cobrar, ingresos, costos, gastos, etc.

¿Qué hace?

¿Cómo lo hace?

¿De qué forma usted controla el efectivo?

Establezca control de ventas y facturación (formularios y esquemas).

Clasifique los activos fijos. Establezca controles.

Prepare Estado de Ganancias y Perdidas proforma.

Prepare Estado de Situación proforma.

Definiciones de Sistema de Contabilidad.

Sistema de contabilidad es una estructura organizada mediante la cual se recogen las informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros etc. y que presentados a la gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones financieras.

Un sistema de contabilidad no es más que normas, pautas, procedimientos etc.  para controlar las operaciones y suministrar información financiera de una empresa, por medio de la organización, clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y financieras que se nos suministre.

Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso que su estructura-configuración cumpla con los objetivos trazados.  Esta red de procedimientos debe estar tan íntimamente ligada que integre de tal manera el esquema general de la empresa que pueda ser posible realizar cualquier actividad importante de la misma.

PROCEDIMIENTOS PARA INSTALAR UN SISTEMA DE CONTABILIDAD

1-   Tener conocimiento de la empresa (por medio de entrevistas, visitas, etc.)
2-   Preparar una lista de chequeo.
3-   Elaborar informes.
4-   Preparar Catalogo de Cuentas y Manual de Procedimiento
5-   Diseñar formularios para todas las operaciones.
6-   Diseñar reportes
7-   Preparar los libros. Balance inicial

Lista de chequeo: es un formulario que posee todos los datos de una empresa relativos a: su razón social, ubicación física, actividad comercial/industrial, cantidad de empleados, equipos, capital, datos generales, etc.  Es suministrada por la persona que va a instalar el sistema de contabilidad.

Informes: expresan la situación de la empresa.  Estos están integrados por:
1-   El Balance General
2-   Estado de G y P

También pueden existir informes adicionales a criterio de la gerencia como son:
1-   Estado de Costo Estimado
2-   Estadísticas de ventas, etc.

La gerencia los utiliza para evaluar su actuación y determinar su posición financiera cada mes.  Presentan cifras mensuales y acumuladas durante un ejercicio.

Cualidades.
n  Presenta propuestas para el buen funcionamiento de la empresa.

n  Contiene los parámetros de una buena comunicación: claridad, coherencia, estratificación, etc.

Catalogo de Cuentas: contiene todas las cuentas que se estima serán necesarias al momento de instalar un sistema de contabilidad.  Debe contener la suficiente flexibilidad para ir incorporando las cuentas que en el futuro deberán agregarse al sistema.

Objetivos.

n  Permitir que distintos empleados puedan mantener registros coherentes con la implementación de un catalogo de cuenta similar.

n  Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidad cifras financieras.

n  Facilitar y satisfacer la necesidad de registro diario de las operaciones de una empresa o entidad.

Las cuentas en el catalogo deben estar numeradas.  La numeración se basa en el sistema métrico decimal.  Se comienza por asignar un número índice a cada grupo de cuentas tanto del Balance General como del estado de resultado, de la manera siguiente:

Balance General
1-   Activo
2-   Pasivo
3-   Capital

Estado de Resultado
4-   Ingreso                       7- Otro ingresos
5-   Costos                        8- Otros egresos    
6-   Gastos

En las cuentas fundamentalmente se anotan las partidas débito y crédito para obtener un balance.

La codificación es considerada como una operación preliminar para la clasificación.

Manual de procedimiento: es la guía que explica como podemos utilizar el catalogo.  Nos indica cuales son las cuentas deudoras o acreedoras.

Formularios: son todas las formas impresas con la finalidad de recaudar información en las diferentes áreas de una empresa. Constituyen un elemento que siempre y cuando esté autorizado (firmado) podrá servir como comprobante para garantizar una operación.

Los comprobantes son formularios que cumplen una destacada misión en el mecanismo funcional del régimen contable, como elementos de registración, información y control (facturas, recibos, etc.)

Toda operación debe ser respaldada por un comprobante o formulario que permita su apropiada contabilización y que sirva para conocer los diferentes datos.

Requisitos de todo formulario:
1)   Numeración
2)   Que contenga todo los datos necesarios para facilitar el control.
3)   Redacción clara, sin errores.
4)   Además del original, emitir las copias necesarias
5)   Poseer firmas

Entre los principales formularios tenemos:
Facturas
Recibo
Conduce
Ordenes de compra
Otros, etc.

La factura  es un documento con el que se documenta la venta de mercaderías u otros efectos.  En él se hacen constar las mercaderías vendidas, en cantidades, precios e importes, las condiciones de pago y otros datos relativos a la operación.  Las facturas suelen emitirse por triplicado.  El original al cliente y las copias se utilizan para contabilizar la venta en los registros pertinentes.

El recibo es un documento en el cual una persona reconoce haber recibido una determinada suma de dinero en efectivo o mediante cheque a su orden, un pagaré, mercancías u otros bienes.  Los recibos por lo general se extienden por duplicado.  El original se le da a la persona que hace el pago y la copia es conservada por el que lo recibe.

El conduce es elaborado por el almacén el original y por lo menos dos copias.  El original es enviado al cliente junto con la mercancía.  Copia a contabilidad/archivo.  El propósito de este formulario es detallar la mercancía que se ha despachado del almacén previo a la orden de despacho que recibió el departamento de ventas.

La orden de compras es un formulario comercial que identifica las mercancías y/o productos que desea comprar una compañía.

La nota de débito  se utiliza para contabilizar una partida a favor de la empres y contra un acreedor o cliente.  Puede emitirse en tres ejemplares.  El original se envía a la persona que debemos cargar con su importe.  El duplicado y triplicado, al igual que la factura se emplean para sus registros en el mayor auxiliar respectivo y en los libros de entrada original.

La nota de crédito es una notificación que se envía al cliente a favor de su cuenta.  Estas se orientan a favor de los clientes en el Diario de Ventas y las Notas de Crédito a favor de la empresa en el Diario de Compras.

El cheque es una orden de pago dada sobre un banco en el cual el librador tiene fondos depositados en cuenta corriente a su orden o crédito en descubierto.  En fin, es un medio por el que una persona/empresa ordena a un banco el pago de una suma de dinero, siempre que tenga saldo a su favor o autorización para girar aunque no disponga de saldo.

El desembolso de caja  es un formulario que se llena cuando hay un egreso de dinero para realizar pagos por distintos conceptos.

La requisición de materiales y equipos de oficina es un formulario que la empresa envía a una compañía para hacer un pedido de material gastable.  Puede ser interna y tramitarse por el departamento de suministro o externa para ser pedida fuera de la institución.

Entre los reportes podemos mencionar:
Nomina
Ventas
Compras
Cheques emitidos

Los reportes se harán de acuerdo a lo que la gerencia de la empresa le pida a la persona que instale el sistema de contabilidad.

La nomina  es la lista de personas que trabajan en una empresa con indicación de su salario.

Estados financieros: son aquellos que presentan la situación de la empresa, entre estos tenemos El Balance General; El Estado de Resultado, etc.

Los estados financieros resultan de la relación entre los rubros del activo que representan recursos líquidos y las deudas de la empresa a cancelar dentro de los mismos plazos de liquidación del activo.

El Balance General presenta la situación de una empresa es decir sus recursos de operación así como sus deudas a coro/largo plazo.

El Estado de Resultado explica si la empresa obtuvo algún tipo de beneficio o fracaso durante un período determinado.

Los libros de contabilidad: son aquellos en los que se anotan de manera definitiva las informaciones que aportan los formularios.  Libros don se asientan las operaciones de la empresa con el fin de cumplir las obligaciones que impone la ley a este respecto y lograr la información o los datos necesarios para conocer su situación y resultados mediante balances y estados demostrativos de ganancias y pérdidas.

Los Diarios: en los cuales se registran cronológicamente las informaciones, esto es, el registro diario de las operaciones.  Son conocidos también como libros de entra original.

El mayor general: aquel que recoge las informaciones que previamente se anotan en el diario.  Es conocido como libro de segundas entradas.  Es el libro oficial, ya que sirve de fuente de información para conformar los estados financieros.

Existen otros libros como por ejemplo el de inventario que contiene una relación detallada de las existencias finales listas para la venta valorada al costo.

El departamento de contabilidad es el centro de la empresa donde se clasifican, se registran e interpreta toda la información financiera, que mediante el mecanismo de control interno serán recibidas.

Control interno: que no es mas que un plan de organización de todos los métodos coordinados con la finalidad de:
Proteger los activos
Verificar la exactitud y confiabilidad de la información financiera
Promover la eficiencia de las operaciones.

El control interno se clasifica en: Control interno administrativo y Control interno contable.

Control interno administrativo: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la gerencia.

Control interno contable: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver principalmente con la protección de los activos y a la confiabilidad de los datos de contabilidad.

Entre las áreas que debemos establecer un control interno tenemos:
Activos                   Caja chica
Efectivo                  Inventarios
Ventas                   Etc.

Todo sistema de control interno debe contener las siguientes características:
Organización- de manera tal que se pueda diferenciar la autoridad y la responsabilidad relativas a las actividades de la empresa.

Autorización y registro operacional- de manera que sea de la atribución del departamento de contabilidad el hacer los registros de las informaciones y de mantener el control

Eficiencia- para evitar que en determinado tipo de operaciones intervengan cuando menos tres (3) persona para evitar fraude.

Control Interno del Efectivo.

El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de caja o en forma de depósito en un banco comercial.  Valores en moneda curso legal o su equivalente contenido por:

Efectivo en caja
          Cuentas bancarias
          Todo aquello disponible para pagos sin restricción.

Las medidas de control interno de efectivo están orientadas a reducir los errores y pérdidas.

La recepción del efectivo, puede hacerse por tres vías:
Operaciones en el mostrador (ventas)
Ingresos ejecutados por cobradores
Remesas por correos

Las operaciones en el mostrador son realizadas por las empresas en la tienda.  Entre las medidas de control podemos citar:
1)   Uso de máquinas registradoras y facturas de manera que se facilite el cuadre diario de estos ingresos.
2)   La conciliación debe ser realizada por un solo empleado que no pertenezca al área de caja.
3) Toda recepción debe ser respaldada por un recibo de ingreso.
4)   El cajero no debe tener acceso a los libros de contabilidad.

Los ingresos realizados por cobradores se controlan manteniendo una vigilancia estricta a todos los cobradores de manera que:
1)   Diariamente sea preparada una relación de todas las facturas o documentos al cobro.
2)   Que al final del día, estos entreguen el dinero cobrado junto con la relación antes mencionada.
3)   Que estos documentos estén bajo la responsabilidad de una sola persona o preferiblemente por el departamento de cobros y créditos.

Las remesas recibidas por correo se le encomienda a una persona de confianza que los reciba y prepare una relación la cual se mandará posteriormente al departamento de contabilidad.


Podemos establecer que el área de efectivo comprende:
Caja y Banco



La caja se divide en dos:
          . Caja chica
          . Caja general

La caja chica es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores dentro de la misma que no requiere uso de un cheque.

La caja general es aquella donde se guarda todo el dinero diario recibido por diferentes conceptos.

Entre las medidas de control están:
1)   Tener volantes, ya sean de ingreso a caja o desembolso.
2)   Que estos volantes estén numerados
3)   Manejados por una sola persona
4)   La caja general no debe utilizarse para propósitos y retiros operacionales, para esto fue creada la caja chica.
5)   Depositar el dinero de la caja general
6)   Todo depósito debe tener anexo los recibos de caja.

Control Interno de las Ventas.

Sobre el departamento de ventas podemos decir que este ocupa un papel importante en la instalación de un sistema de contabilidad.

El control interno de las ventas comprende procedimientos y métodos con fines de lograr las políticas establecidas por la empresa.

Cuando se realiza una venta, al cliente debe elaborársele una factura.  Al realizarse el pago el cajero deberá elaborar un recibo de ingreso a caja.  Sin embargo para del almacén despachar la mercancía estos deben hacerlo mediante un conduce.

Los formularios que podemos utilizar para un buen control de las ventas son:
Facturas (las cuales entre otras cosas deben especificar los términos de pago - al contado o crédito).
Nota de despacho o conduce.
Recibo de ingreso a caja.

Cada uno de estos formularios debe tener copias suficientes para ser distribuidas en los diferentes departamentos/clientes.

La factura pro-forma es utilizada en gestiones bancarias, sirviendo de base para la solicitud de divisas (por ej.) por medio de la carta de crédito, crédito de suplidor, cobranzas, etc.  consta de precios y condiciones de venta de los productos.

Carta de crédito: es un documento expedido por un banco comercial a solicitud de un cliente autorizando a una firma extranjera para que envíe mercancías, según términos, y que será pagada por el banco de acuerdo al crédito otorgado por el vendedor.  El valor de la misma debe ser igual al de la factura comercial.

Crédito de suplidor: llamada línea de crédito es ofrecida por bancos comerciales a sus mejores y solventes clientes; mediante este la empresa puede firmar pagarés hasta el monto de este crédito para comprar sus mercancías.  Puede renovarse anualmente.

Sobre el control interno de las ventas podemos decir:
1)   Que estas se realicen acompañadas del comprobante correspondiente.
2)   Que al salir mercancía sea revisada por la persona encargada.
3)   Que los comprobantes sean revisados y contabilizados.

Clasificación y Control de los Activos Fijos.

Los activos fijos están formados por las propiedades de naturaleza relativamente permanente, que se emplean en una empresa para sus operaciones sin la intención de venderlos.

Los activos fijos pueden ser:
Tangibles o Intangibles

Tangibles: si tiene sustancia corpórea, es decir físicos.  Como por ejemplo:
Edificios- sujetos a depreciación; Bosques- sujetos a agotamiento

Intangibles: como las patentes, derecho de autor, su valor reside en los derechos que posee el propietario.

Los activos están sujetos a depreciación lo cual no es mas que la distribución equitativa del costo adquirido de un bien mas las inversiones realizada en este para usarse entre un período estimado de vida.

La depreciación puede realizarse por tres métodos:
Línea recta, Unidades producida, Horas trabajadas.

Entre las medidas de control tenemos:
Establecer su identidad, estableciendo grupos homogéneos y describiéndolos.
1)   Poseer una relación detallada y actualizada
2)   Ubicarlos para efectuar inventarios, realizar reparaciones, calcular depreciación.
3)   Hacer chequeo periódico de los mismos.
4)   Establecer responsabilidad a la persona que utiliza los activos fijos.


Los inventarios.

Los inventarios constituyen las partidas del activo corriente que están listas para la venta.  Mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas.

El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento de compras, que deberá gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso de compras.

Existen varios métodos para llevar el manejo y control de inventarios, los cuales son:
PEPS (Primero en Entrar Primero en Salir)
UEPS (Ultimo en Entrar Primero en Salir)

Método PEPS: tipo de inventario perpetuo que detalla por medio de la Tarjeta de Control de inventario, las salidas y entradas de las mercancías.  Establece que la primera mercancía que se compra es la primera en venderse o salir.

Método UEPS: tipo de inventario perpetuo que estable que las últimas mercancías que se comprar son las que primero se venden o salen.

Entre las medidas de control interno tenemos:
1)   Hacer conteos físicos periódicamente.
2)   Confrontar los inventarios físicos con los registros contables.
3)   Proteger los inventarios en un almacén techado y con puertas de manera que se eviten los robos.
4)   Realizar entrega de mercancías únicamente con requisiciones autorizadas.
5)   Proteger los inventarios con una póliza de seguro.
6)   Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables.

Los ingresos: son partidas de origen acreedor y forman parte de las cuentas nominales y del estado de resultado.

Los ingresos se originan por diferentes conceptos como por ejemplo:
Ventas, honorarios, intereses, comisiones, etc.

Lista de chequeo

A) Organización y clasificación de la compañía

          A-1 Nombre y dirección de la compañía
          A-2 Sucursales y Agencias, nombre y dirección
          A-3 tipo de negocio que realizan
          A-4 Clase de sociedad o negocio de único dueño
                   .1 Compañía por acciones
                   .2 Sociedad en Comandita Simple
                   .3 Sociedad en Comandita Compuesta
                   .4 Sociedad en participación
                   .5 Negocio de único dueño
          A-5 Socios
          A-6 Consejo de Administración y otros funcionarios y oficiales
          A-7 Historia del capital
                   .1 Inversión Original
                   .2 Inversiones Subsecuentes
                   .3 Ganancias Capitalizadas
          A-8 Base de distribución de las ganancias y pérdidas
          A-9 En caso de compañía por acciones
                   .1 Clase de acciones
                   .2 Número de acciones de cada clase
                   .3 Valor nominal de las acciones en cada clase
                   .4 Acciones de cada clase circulando
                   .5 Capital autorizado
          A-10 Registros de la empresa
          A-11 Personas responsables de estos registros
          A-12 Lugar donde se mantienen registros
          A-13 Fecha de terminación del año fiscal

B) División funcional y departamental.
         
          B-1 División funcional
          B-2 Lista de departamentos de la empresa, acompañada de transacciones   
         principales realizadas en cada departamento.
          B-3 Formulario de cada departamento
          B-4 Personal de cada departamento
          B-5 Localización de cada departamento

C) Libros y registros usados o a usarse.

          .1 De entrada original
          .2 De entrada secundaria

D) Código de cuentas

          .1 Número o letras o números y letras combinados
          .2 Clasificación de las cuentas en el código



E)  Reportes y estados

          .1 Balance General
          .2 Estado de Resultado
          .3 Etc.

F)  Equipo mecánico a usarse

          .1 Máquina sumadoras
          .2 Máquinas calculadoras
          .3 Máquinas posteadoras y normalizadoras
          .4 Etc.

G) Control administrativo sobre operaciones

          .1 Recibos y desembolsos de caja
          .2 Inventarios
          .3 Cuentas a cobrar
          .4 Costo
          .5 Gastos
          .6 Nómina de pago
          .7 Cuentas a pagar
          .8 Inversiones
          .9 Activo Fijo
          .10 Presupuestos
          .11 Auditoría Interna

H) Departamento de contabilidad
          .1 Personal
          .2 Sistema de registro
          .3 Equipo mecánico
          .4 Condiciones del local
          .5 Temperatura en el local


Catalogo de Cuentas

11      Caja y Banco
          111    Efectivo
          112    Caja chica
          113    Bancos
                   1131  Banco de Reservas
                   1132  Banco Popular
                   1133  Banco del Comercio

12      Cuentas por Cobrar
          121    Cuentas por cobrar clientes
          122    Cuentas por cobrar funcionarios y empleados
          123    Otras cuentas por cobrar

12R    Reservas para cuentas incobrables

13      Inventarios
          131    Mercancías
          132    Materia prima
          133    Productos en proceso
          134    Productos terminados

Activos Fijos

21      Terrenos
22      Edificios
22D    Depreciación acumulada edificios
23      Maquinarias y equipos
23D    Depreciación acumulada de maquinarias y equipos
24      Equipos de transporte
24D    Depreciación acumulada equipos de transporte
25      Muebles y equipos de oficina
25D    Depreciación acumulada muebles y equipos de oficina

Activos Diferidos

31      Gastos pagados por anticipado
          311    Seguros pagados por anticipado
          312    Patentes pagadas por anticipado
          313    Intereses pagados por anticipado
          314    Alquileres pagados por anticipado

Otros Activos

32      Finanzas

33      Depósitos
          331    Codetel
          332    C.D.E.
          333    C.A.A.S.D
          334    Telecable Nacional

Pasivos   (2)

41      Cuentas por pagar
          411    Suplidores
          412    Proveedores
          413    Instituciones Estatales
          414    Otras

42      Documentos por pagar

43      Retenciones por pagar
          431    Seguro Social
          432    Impuesto Sobre la Renta
          433    Infotep
          434    Banco de Los Trabajadores Dominicanos
          435    Prestaciones Laborales
          436    Regalía Pascual
          437    Otras retenciones

44      Intereses cobrados por anticipado

45      Ingresos cobrados por anticipado
          451    Servicios financieros
          452    Alquileres cobrados por anticipado

Capital (3)

51      Capital

52      Resultado del período

Ingresos (4)

61      Ventas
          611 Ventas al contado
          612 Ventas a crédito

Otros ingresos

62      Ingresos por servicios

63      Intereses cobrados

64      Donaciones

65      Ingresos en ventas de activos fijos

Costos (5)

500    Costo de ventas

Gastos (6)

100    Gastos generales y administrativos
          1001  Sueldos
          1002  Vacaciones
          1003  Honorarios
          1004  Horas extras
          1005  Dietas
          1006  Gastos de representación
          1007  Depreciaciones
          1010  Seguros
          1011  Materiales de oficina
          1012  Servicio de agua
          1013  Servicio telefónico
          1014  Servicio eléctrico
          1015  Gastos legales        
          1016  Propagandas
          1017  Fletes y embarques
          1018 Cuentas incobrables
          1019  Mantenimiento y reparaciones
          1020  Combustibles y lubricantes
          1021  Alquiler de inmuebles
          1022  Servicio de vigilancia
          1023  Otros

200    Gastos Financieros
          2001  Intereses
          2002  Comisiones
          2003  Gastos de cierre
          2004  Mora

300    Gastos de ventas
          3001  Sueldos
          3002  Comisiones
          3003  Compras
          3004  Descuentos en compras

700 Utilidades y pérdidas

Manual de Procedimiento

Activo corriente- de origen deudor

11      Caja y Banco
·        de origen deudor
·        se debita cuenta y se registra un ingreso ya sea en cheque o en efectivo
·        se acredita cuando se registra la salida de dinero ya sea en cheque o efectivo

111    Efectivo
·        de origen deudor
·        auxiliar de caja y banco
·        se debita si entra dinero en efectivo
·        se acredita si sale dinero en efectivo

112    Caja chica
·        de origen deudor
·        es auxiliar de caja y banco
·        se debita cada vez que entra dinero en la caja chica
·        se acredita cada vez que sale dinero de caja chica
·        se acredita para liquidar el fondo de caja chica

113    Bancos
·        de origen deudor
·        auxiliar de caja y banco
·        se debita cada vez que entra dinero al banco
·        se acredita cada vez que sale dinero al banco

12      Cuentas por cobrar
·        de origen deudor
·        se debita cada vez que un cliente contrae una deuda con la empresa
·        se acredita cada vez que el cliente paga la deuda que tiene con la empresa
·        se acredita si el cliente abona a la deuda

13      Inventarios
·        de origen deudor
·        se debita cuando la empresa compra materiales para vender
·        se acredita cuando se retira materiales para la venta, siempre y cuando se use método perpetuo para el registro de las operaciones

Activos fijos

21      Terrenos
·        de origen deudor
·        se debita cuando se adquiere un terreno
·        se acredita cuando se vende el terreno

22      Edificios
·        de origen deudor
·        se debita cuando se compra un edificio
·        se acredita cuando se vende el edificio

22D    Depreciación acumulada edificios
·        de origen acreedor por se una contrapartida
·        se debita cuando se vende el edificio
·        se acredita para ir cargando la depreciación del edificio

23      Maquinarias y equipos
·        de origen deudor
·        se debita cuando se adquiere maquinarias y equipos
·        se acredita cuando se venden las maquinarias y equipos

23D    Depreciación acumulada  maquinarias y equipos
·        de origen acreedor por en contraposición de la cuenta maquinarias y equipos
·        se debita cuando se vende alguna maquinaria y equipo
·        se acredita para cargar la depreciación de una maquinaria o un equipo

24      Equipos de transporte
·        de origen deudor
·        se debita cuando se adquiere un equipo de transporte
·        se acredita cuando se vende un equipo de transporte

24D    Depreciación acumulada de equipo de transporte
·        de origen acreedor por ser en contrapartida
·        se debita cuando se vende un equipo de transporte
·        se acredita cuando se carga la depreciación de un equipo de transporte

Activos Diferidos

31      Gastos pagados por anticipado
·        de origen deudor
·        se debita cuando se paga un gasto por anticipado
·        se acredita cuando se va consumiendo el gasto pagado por anticipado

311    Seguro pagado por anticipado
·        es un gasto pagado por anticipado
·        es una cuenta auxiliar
·        se debita cuando se paga un seguro por anticipado
·        se acredita cuando se va consumiendo un seguro pagado por anticipado

Pasivos (2)

41      Cuentas por pagar
·        de origen acreedor
·        se debita cuando la empresa para una deuda que tiene con terceros
·        se acredita cuando la empresa contrae una deuda

42      Documentos por pagar
·        de origen acreedor
·        se debita cuando la empresa para una deuda que tiene con una empresa validada por un documento
·        se acredita cuando la empresa contrae una deuda garantizada por un documento

43      Retenciones por pagar
·        de origen acreedor
·        se debita cuando la empresa paga la retención que le hizo a los empleados
·        se acredita cuando la empresa retiene una parte del sueldo de sus empleados

Capital (3)

51      Capital
·        es de origen acreedor
·        se acredita cada vez que la empresa vende acciones comunes
·        se debita cuando la empresa compra acciones de otra empresa

52      Resultado del periodo
·        es de origen acreedor
·        se debita para cerrar las cuentas de costos y gastos al final de un periodo contable
·        se acredita para cerrar la cuenta de ingresos

Ingresos (4)

61      Ventas
·        es de origen acreedor
·        se debita para cerrarla al final del periodo contable
·        se acredita para registrar la venta de una mercancía

611    Ventas al contado
·        es una cuenta auxiliar  de la cuenta de ventas
·        se debita para cerrarla al final de un periodo contable
·        se acredita para registrar la venta de una mercancía al contado

612    Ventas a crédito
·        es una cuenta auxiliar de la cuenta de ventas
·        se debita para cerrarla al final del periodo contable
·        se acredita para registrar la venta de mercancías a crédito

Costos (4)

400    Costo de ventas
·        de origen deudor
·        se debita si se compra mercancías siempre y cuando se use  el método físico para el registro de operaciones
·        se acredita para cerrarla al fina del período contable

Gastos (5)

100    Gastos generales y administrativos
·        de origen deudor
·        se debita siempre y cuando la empresa realiza un gasto
·        se acredita cuando se cierra al final del período

1001 Gastos de sueldos
·        es auxiliar de la cuenta de gastos generales y administrativos
·        se debita cada vez que la compañía para sueldos
·        se acredita para cerrarla al final del período


Isabel Cristina Feliz Álvarez


 
 HASTA AQUI

LO QUE ESTA EN ROJO ES LO QUE VA

CONTABILIDAD COMO SISTEMA DE INFORMACION

La contabilidad como sistema de información trata de reunir datos de naturaleza contable y procesarlos utilizando un sistema adecuado de procesamiento; crear y mantener archivos contables y producir información contable que sea útil a distintos usuarios.-



Los datos utilizados para la confección del sistema de información contable surgen de los llamados DOCUMENTOS o COMPROBANTES COMERCIALES.-



CONCEPTO DE DOCUMENTOS O COMPROBANTES COMERCIALES:

Son las constancias escritas de las operaciones que efectúa la empresa, las cuáles pueden ser:

De origen interno: son emitidos por la propia organización. Pueden ser:

1.- De uso interno: son emitidos por la propia organización, es decir los emite la organización para que sean utilizados dentro de la, propia organización, es decir no son enviados a persona u organización fuera de la misma.-

2.- De uso externo: son destinados para personas u organizaciones fuera de la misma. Estos últimos son emitidos en más de un ejemplar para que el original le quede al destinatario y el duplicado a la organización.-

3.- De origen externo: son los emitidos por otras organizaciones o personas y llegan a la organización para dar cuenta de determinadas operaciones.-



FUNCIONES DE LOS DOCUMENTOS O COMPROBANTES COMERCIALES:

Los documentos comerciales tienen las siguientes funciones:

Sirven de constancia de las operaciones realizadas: de ahí su denominación de comprobantes, por cuanto comprueban lo que se ha efectuado, por ejemplo en una compra se emite una factura que comprueba quien es el comprador, quien es el vendedor y la fecha de operación.-

Sirven como información de las operaciones efectuadas: adecuadamente archivadas, pueden ser consultadas en cualquier momento para recordar aspectos de la operación.-

Sirven de base los registros contables: todas las operaciones dan lugar a anotaciones en determinados libros, llamados libros o registros contables. En estos libros se anota en la mayoría de los casos de acuerdo a los datos que surgen de los documentos comerciales.-Facilitan la tarea de fiscalización y control fiscal: algunos comprobantes deben tener el diseño y contenido establecido por la Dirección General de Impuestos Internos (DGII) para evitar la evasión fiscal, es decir el ocultamiento de las operaciones para eludir el pago de impuestos.-

Los comprobantes deben estar adecuadamente archivados, es decir guardados de manera ordenada para que puedan ser localizados cuando se los necesite. Estos archivos pueden ser agrupados según criterios diferentes:

1.- Por orden cronológico

2.- Por orden numérico

3.- Por orden alfabético

También es posible combinar estos archivos, por ejemplo: se archivan todas las facturas por orden cronológico y dentro de las que correspondan a cada día por orden numérico.-
LAS NORMAS LEGALES OBLIGAN A GUARAR LOS COMPROBANTES DURANTE 10 AÑOS.-



PROCESO CONTABLE:

Son todas las operaciones que realiza la empresa desde el inicio de su actividad hasta una fecha determinada llamada FECHA DE CIERRE DE EJERCICIO, terminando todo con la emisión de un informe contable a la fecha de cierre. Durante este período se hacen anotaciones en los libros de contabilidad en base a los comprobantes comerciales.-

Este proceso consta de tres etapas:

- INICIO: el inicio del proceso puede ocurrir en dos circunstancias:

1.- cuando se constituye la empresa: que es el momento donde el dueño o dueños hacen el aporte de capital.-

2.- cuando el negocio ya está constituido, en este caso el inicio del proceso contable será cuando comienza un nuevo período económico.-



OPERACIONES: son las transacciones que realiza la empresa con motivo de sus negocios. Podemos distinguir entre:

1.- Operaciones ordinarias: son las que la empresa u organización hace todos los días: comprar, vender, cobrar o pagar.-

2.- Operaciones extraordinarias: son las operaciones que realiza de vez en cuando, por ejemplo comprar un inmueble, distribuir las ganancias entre los socios.-



 CIERRE: es el momento en que se termina un periodo contable y se procede al cierre del ejercicio dando lugar a los informes contables. La fecha de cierre debe ser fijada en el momento del inicio del negocio (generalmente el 31 de diciembre de cada año) y debe mantenerse lo largo del tiempo.-



LA CONTABILIDAD COMO INSTRUMENTO DE INFORMACION Y CONTROL: La contabilidad es la disciplina que mediante un método propio, recopila datos referentes a las operaciones de una organización, produciendo información con destino a diferentes usuarios, sobre la base de la cuál toman decisiones.-



DOCUMENTOS COMERCIALES DE USO MAS FRECUENTE: Entre los documentos comerciales de uso más frecuente podemos encontrar los siguientes: FACTURA, TICKET, RECIBO, CONDUCE, NOTA DE DEBITO, NOTA DE CREDITO, ESTADO DE CUENTA, CHEQUE, PAGARÉ Y HOJA DE DEPOSITO BANCARIO.



¿Qué son los sistemas contables?


Un sistema contable consta del personal, los procedimientos, los mecanismos y los registros utilizados por una organización para desarrollar la información contable y para transmitir esta información a quienes toman decisiones.

El diseño y las capacidades de estos sistemas varían mucho de una organización a otra, pero el propósito básico de la información contable se mantiene: satisfacer las necesidades de la organización de información contable en la forma más eficiente posible.

 


Características de un sistema contable


Un sistema de información bien diseñado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio. Control: un buen sistema de contabilidad le da a la administración control sobre las operaciones de la empresa. Los controles internos son los métodos y procedimientos que usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables.

Compatibilidad: un sistema de información cumple con la pauta de compatibilidad cuando opera sin problemas con la estructura, el personal, y las características especiales de un negocio en particular.



Ventajas de un Sistema contable

La disminución de los costos permite entre otras cosas

·                  Implantar en su totalidad un sistema de Gestión de la Calidad.

·                  Aumentar el rendimiento de los cada vez más escasos recursos económicos.

·                  El margen de ganancia se incrementa en forma continua.

·                  Permite que el Sistema General de Contabilidad (S.G.C) constituya una inversión a largo plazo y no un gasto.



Con la certificación de la norma se proyecta:

·                  Confianza reforzada entre los actuales y potenciales clientes en la capacidad que tiene la empresa para suministrar en forma consistente los servicios acordados.

·                  Existencia de una mejor posición competitiva.

·                  La auditoría externa que implica dicha certificación permite identificar nuevas oportunidades de mejoramiento para el sistema de Calidad.

·                  Produce un mejoramiento en la motivación y el trabajo en equipo del personal ya que ella es la resultante del esfuerzo colectivo de la empresa.



Desventajas de un Sistemas contable

·                     Se requiere de gran esfuerzo y tiempo para lograr el objetivo.

·                     El sistema origina cierta burocracia.

·                     Es costoso.

 


La Contabilidad reduce a datos una realidad. Los sistemas contables facilitan la obtención de estos datos para la toma de decisiones de una empresa. Es decir, son herramientas para conocer y comprender la realidad de una organización.



Cómo diseñar un sistema de información contable


Un sistema de información contable contiene los procesos que utiliza una empresa para reportar información financiera exacta y válida. Los dueños de negocios y los gerentes necesitan información para tomar decisiones de negocios para mejorar las operaciones y la rentabilidad. Las accionistas externos de negocios utilizan la información financiera para evaluar la salud financiera de la empresa y determinar si la compañía ofrecerá un retorno financiero decente de las inversiones. La creación de un sistema de información contable sigue típicamente unos pocos pasos básicos, independientemente de las operaciones de la compañía.

1.                  Haz un bosquejo del lugar donde vienen los documentos de origen. Los documentos de origen incluyen facturas de proveedores, facturas y nóminas, entre otros artículos. Los propietarios y gerentes deben describir estos elementos para que puedan determinar la mejor manera de procesarlos en el departamento de contabilidad o finanzas de la empresa.

2.                  Pon en práctica las distintas funciones de contabilidad. Las funciones de contabilidad pueden incluir cuentas por pagar, cuentas por cobrar, contabilidad general y otras funciones. Cada función debe ser capaz de recibir información de manera oportuna e insertarla en el libro de contabilidad de la empresa.

3.                  Crea salidas, tales como estados financieros o informes. El propósito de un sistema de información contable es convertir las transacciones financieras en información útil. Una recopilación de las operaciones comunicadas en un estado o en un informe permite a los propietarios y gerentes revisar rápidamente el rendimiento financiero de su empresa.

4.                  Determina el destinatario final de la información contable. Los informes internos de contabilidad generalmente no necesitan seguir las normas de contabilidad nacional, lo que permite que esta información sea menos formal. Los contables pueden dedicar menos tiempo a la preparación de esta información. Los informes formales para las partes interesadas externas requerirán los informes oficiales que deben seguir las directrices específicas.





CONTABILIDAD

La implementación de un sistema de contabilidad dentro de las empresas es fundamental, ya que esta es la que permite llevar un control de las negociaciones mercantiles y financieras y además de satisfacer la imperante necesidad de información para así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de los recursos 

Muchas personas todavía creen que la contabilidad es una técnica de recopilación de información y sólo basa sus fundamentos en un proceso rutinario de registrar, clasificar y resumir la información de cada una de las transacciones efectuadas por la empresa.

Pero esto no es verdad, la contabilidad es mucho más que eso, se constituye en la actualidad como una de las herramientas fundamentales del desarrollo de las organizaciones.

La contabilidad se encarga de analizar y valorar los resultados económicos que obtiene la empresa agrupando y comparando resultados, también planifica y recopila los procedimientos a seguir en función del control y el cumplimiento de los objetivos empresariales, además registra y clasifica las operaciones de la empresa, para así informar los hechos económicos en forma pertinente, permitiendo ejecutar las tareas según los procedimientos preestablecidos todo bajo control y supervisión del contador parte esencial de las organizaciones

El departamento de contabilidad es el área de la empresa donde se clasifican, se registran e interpreta toda la información financiera, para la toma de decisiones.

En la actualidad la contabilidad es la herramienta que mejor muestra la realidad económica de las empresas, es por ello que su correcta implementación dentro de las organizaciones es de vital importancia para la toma de decisiones en todo lo referente a su actividad productiva.


Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de información bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio. El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilicé, se deben ejecutar tres pasos básicos utilizando relacionada con las actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la comunicación a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales.
Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transacción se refiere a una acción terminada más que a una posible acción a futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y describir objetivamente en términos monetarios.
Clasificación de la información: un registro completo de todas las actividades comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para las personas encargadas de tomar decisiones.
Por tanto, la información de debe clasificar en grupos o categorías. Se deben agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga dinero.
Resumen de la información: para que la información contable utilizada por quienes toman decisiones, esta debe ser resumida. Por ejemplo, una relación completa de las transacciones de venta de una empresa como La Sirena seria demasiado larga para que cualquier persona se dedicara a leerla. Los empleados responsables de comprar mercancías necesitan la información de las ventas resumidas por producto. Los gerentes de almacén necesitaran la información de ventas resumida por departamento, mientras que la alta gerencia de La Sirena necesitará la información de ventas resumida de los diversos establecimientos.
Estos tres pasos que se han descrito: registro, clasificación y resumen constituyen los medios que se utilizan para crear la información contable. Sin embargo, el proceso contable incluye algo más que la creación de información, también involucra la comunicación de esta información a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales. Un sistema contable debe proporcionar información a los gerentes y también a varios usuarios externos que tienen interés en las actividades financieras de la empresa.
Un sistemas contables debe ser flexibles y que trate de suplir las necesidades

Los sistemas en contabilidad










NOTA IMPORTANTE: 
1.- El trabajo se debe defender (exposición). Deben estar todos preparados para esos fines. Si en el momento que le toque la exposición el grupo no está completo, él o los que estén presente deben asumir el trabajo.

 10 de Diciembre 2012 (Exposión)
 17 de Diciembre 2012 (Exposición y entrega del Trabajo)

2.- Todos deben estar presentes en las exposiciones aunque no le toque. (La asistencia se tomará muy en cuenta)

3.- TODOS DEBEN ESTAR LISTO PARA EXPONER EL 10 DE DICIEMBRE, aunque no le toque.

4.- No hay prórroga, ni para las exposiciones ni para la entrega de los trabajos.



5.- Si hay alguna pregunta o inquietud, puede enviarla a flore_54@yahoo.es




GUIA PARA EL SISTEMA CONTABLE 
Usted fue contratado para la compañía MPC, para instalar un sistema que le permita controlar todas sus operaciones contables, financieras y administrativas y le suministre información referente a: ventas, inventarios, cuentas por cobrar, ingresos, costos, gastos, etc.

¿Qué hace?

¿Cómo lo hace?

¿De qué forma usted controla el efectivo?

Establezca control de ventas y facturación (formularios y esquemas).

Clasifique los activos fijos. Establezca controles.

Prepare Estado de Ganancias y Perdidas proforma.

Prepare Estado de Situación proforma.

Definiciones de Sistema de Contabilidad.

Sistema de contabilidad es una estructura organizada mediante la cual se recogen las informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros etc. y que presentados a la gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones financieras.

Un sistema de contabilidad no es más que normas, pautas, procedimientos etc.  para controlar las operaciones y suministrar información financiera de una empresa, por medio de la organización, clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y financieras que se nos suministre.

Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso que su estructura-configuración cumpla con los objetivos trazados.  Esta red de procedimientos debe estar tan íntimamente ligada que integre de tal manera el esquema general de la empresa que pueda ser posible realizar cualquier actividad importante de la misma.

PROCEDIMIENTOS PARA INSTALAR UN SISTEMA DE CONTABILIDAD

1-   Tener conocimiento de la empresa (por medio de entrevistas, visitas, etc.)
2-   Preparar una lista de chequeo.
3-   Elaborar informes.
4-   Preparar Catalogo de Cuentas y Manual de Procedimiento
5-   Diseñar formularios para todas las operaciones.
6-   Diseñar reportes
7-   Preparar los libros. Balance inicial

Lista de chequeo: es un formulario que posee todos los datos de una empresa relativos a: su razón social, ubicación física, actividad comercial/industrial, cantidad de empleados, equipos, capital, datos generales, etc.  Es suministrada por la persona que va a instalar el sistema de contabilidad.

Informes: expresan la situación de la empresa.  Estos están integrados por:
1-   El Balance General
2-   Estado de G y P

También pueden existir informes adicionales a criterio de la gerencia como son:
1-   Estado de Costo Estimado
2-   Estadísticas de ventas, etc.

La gerencia los utiliza para evaluar su actuación y determinar su posición financiera cada mes.  Presentan cifras mensuales y acumuladas durante un ejercicio.

Cualidades.
n  Presenta propuestas para el buen funcionamiento de la empresa.

n  Contiene los parámetros de una buena comunicación: claridad, coherencia, estratificación, etc.

Catalogo de Cuentas: contiene todas las cuentas que se estima serán necesarias al momento de instalar un sistema de contabilidad.  Debe contener la suficiente flexibilidad para ir incorporando las cuentas que en el futuro deberán agregarse al sistema.

Objetivos.
n  Permitir que distintos empleados puedan mantener registros coherentes con la implementación de un catalogo de cuenta similar.
n  Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidad cifras financieras.
n  Facilitar y satisfacer la necesidad de registro diario de las operaciones de una empresa o entidad.

Las cuentas en el catalogo deben estar numeradas.  La numeración se basa en el sistema métrico decimal.  Se comienza por asignar un número índice a cada grupo de cuentas tanto del Balance General como del estado de resultado, de la manera siguiente:

Balance General
1-   Activo
2-   Pasivo
3-   Capital

Estado de Resultado
4-   Ingreso                      7- Otro ingresos
5-   Costos                       8- Otros egresos    
6-   Gastos

En las cuentas fundamentalmente se anotan las partidas débito y crédito para obtener un balance.

La codificación es considerada como una operación preliminar para la clasificación.

Manual de procedimiento: es la guía que explica como podemos utilizar el catalogo.  Nos indica cuales son las cuentas deudoras o acreedoras. (Debe describir en los manuales todo lo relativo al control interno)

Formularios: son todas las formas impresas con la finalidad de recaudar información en las diferentes áreas de una empresa. Constituyen un elemento que siempre y cuando esté autorizado (firmado) podrá servir como comprobante para garantizar una operación. (De todos debe hacer un modelo)

Los comprobantes son formularios que cumplen una destacada misión en el mecanismo funcional del régimen contable, como elementos de registración, información y control (facturas, recibos, etc.)

Toda operación debe ser respaldada por un comprobante o formulario que permita su apropiada contabilización y que sirva para conocer los diferentes datos.

Requisitos de todo formulario:
1)   Numeración
2)   Que contenga todo los datos necesarios para facilitar el control.
3)   Redacción clara, sin errores.
4)   Además del original, emitir las copias necesarias
5)   Poseer firmas

Entre los principales formularios tenemos:
Facturas
Recibo
Conduce
Ordenes de compra
Otros, etc.

La factura  es un documento con el que se documenta la venta de mercaderías u otros efectos.  En él se hacen constar las mercaderías vendidas, en cantidades, precios e importes, las condiciones de pago y otros datos relativos a la operación.  Las facturas suelen emitirse por triplicado.  El original al cliente y las copias se utilizan para contabilizar la venta en los registros pertinentes. (Debe tomar en cuenta los comprobantes fiscales)

El recibo es un documento en el cual una persona reconoce haber recibido una determinada suma de dinero en efectivo o mediante cheque a su orden, un pagaré, mercancías u otros bienes.  Los recibos por lo general se extienden por duplicado.  El original se le da a la persona que hace el pago y la copia es conservada por el que lo recibe.

El conduce es elaborado por el almacén el original y por lo menos dos copias.  El original es enviado al cliente junto con la mercancía.  Copia a contabilidad/archivo.  El propósito de este formulario es detallar la mercancía que se ha despachado del almacén previo a la orden de despacho que recibió el departamento de ventas.

La orden de compras es un formulario comercial que identifica las mercancías y/o productos que desea comprar una compañía.

La nota de débito  se utiliza para contabilizar una partida a favor de la empres y contra un acreedor o cliente.  Puede emitirse en tres ejemplares.  El original se envía a la persona que debemos cargar con su importe.  El duplicado y triplicado, al igual que la factura se emplean para sus registros en el mayor auxiliar respectivo y en los libros de entrada original.

La nota de crédito es una notificación que se envía al cliente a favor de su cuenta.  Estas se orientan a favor de los clientes en el Diario de Ventas y las Notas de Crédito a favor de la empresa en el Diario de Compras.

El cheque es una orden de pago dada sobre un banco en el cual el librador tiene fondos depositados en cuenta corriente a su orden o crédito en descubierto.  En fin, es un medio por el que una persona/empresa ordena a un banco el pago de una suma de dinero, siempre que tenga saldo a su favor o autorización para girar aunque no disponga de saldo.

El desembolso de caja  es un formulario que se llena cuando hay un egreso de dinero para realizar pagos por distintos conceptos.

La requisición de materiales y equipos de oficina es un formulario que la empresa envía a una compañía para hacer un pedido de material gastable.  Puede ser interna y tramitarse por el departamento de suministro o externa para ser pedida fuera de la institución.

Entre los reportes podemos mencionar:
Nomina
Ventas
Compras
Cheques emitidos

Los reportes se harán de acuerdo a lo que la gerencia de la empresa le pida a la persona que instale el sistema de contabilidad.

La nomina  es la lista de personas que trabajan en una empresa con indicación de su salario.

Estados financieros: son aquellos que presentan la situación de la empresa, entre estos tenemos El Balance General; El Estado de Resultado, etc. (Indicar modelos)

Los estados financieros resultan de la relación entre los rubros del activo que representan recursos líquidos y las deudas de la empresa a cancelar dentro de los mismos plazos de liquidación del activo.

El Balance General presenta la situación de una empresa es decir sus recursos de operación así como sus deudas a coro/largo plazo.

El Estado de Resultado explica si la empresa obtuvo algún tipo de beneficio o fracaso durante un período determinado.

Los libros de contabilidad: son aquellos en los que se anotan de manera definitiva las informaciones que aportan los formularios.  Libros don se asientan las operaciones de la empresa con el fin de cumplir las obligaciones que impone la ley a este respecto y lograr la información o los datos necesarios para conocer su situación y resultados mediante balances y estados demostrativos de ganancias y pérdidas.

Los Diarios: en los cuales se registran cronológicamente las informaciones, esto es, el registro diario de las operaciones.  Son conocidos también como libros de entra original.

El mayor general: aquel que recoge las informaciones que previamente se anotan en el diario.  Es conocido como libro de segundas entradas.  Es el libro oficial, ya que sirve de fuente de información para conformar los estados financieros.

Existen otros libros como por ejemplo el de inventario que contiene una relación detallada de las existencias finales listas para la venta valorada al costo.

El departamento de contabilidad es el centro de la empresa donde se clasifican, se registran e interpreta toda la información financiera, que mediante el mecanismo de control interno serán recibidas.

Control interno: que no es mas que un plan de organización de todos los métodos coordinados con la finalidad de:
Proteger los activos
Verificar la exactitud y confiabilidad de la información financiera
Promover la eficiencia de las operaciones.

El control interno se clasifica en: Control interno administrativo y Control interno contable.

Control interno administrativo: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la gerencia.

Control interno contable: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver principalmente con la protección de los activos y a la confiabilidad de los datos de contabilidad.

Entre las áreas que debemos establecer un control interno tenemos:
Activos                  Caja chica
Efectivo                 Inventarios
Ventas                   Etc.

Todo sistema de control interno debe contener las siguientes características:
Organización- de manera tal que se pueda diferenciar la autoridad y la responsabilidad relativas a las actividades de la empresa.

Autorización y registro operacional- de manera que sea de la atribución del departamento de contabilidad el hacer los registros de las informaciones y de mantener el control

Eficiencia- para evitar que en determinado tipo de operaciones intervengan cuando menos tres (3) persona para evitar fraude.

Control Interno del Efectivo.

El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de caja o en forma de depósito en un banco comercial.  Valores en moneda curso legal o su equivalente contenido por:

Efectivo en caja
         Cuentas bancarias
         Todo aquello disponible para pagos sin restricción.

Las medidas de control interno de efectivo están orientadas a reducir los errores y pérdidas.

La recepción del efectivo, puede hacerse por tres vías:
Operaciones en el mostrador (ventas)
Ingresos ejecutados por cobradores
Remesas por correos

Las operaciones en el mostrador son realizadas por las empresas en la tienda.  Entre las medidas de control podemos citar:
1)   Uso de máquinas registradoras y facturas de manera que se facilite el cuadre diario de estos ingresos.
2)   La conciliación debe ser realizada por un solo empleado que no pertenezca al área de caja.
3) Toda recepción debe ser respaldada por un recibo de ingreso.
4)   El cajero no debe tener acceso a los libros de contabilidad.

Los ingresos realizados por cobradores se controlan manteniendo una vigilancia estricta a todos los cobradores de manera que:
1)   Diariamente sea preparada una relación de todas las facturas o documentos al cobro.
2)   Que al final del día, estos entreguen el dinero cobrado junto con la relación antes mencionada.
3)   Que estos documentos estén bajo la responsabilidad de una sola persona o preferiblemente por el departamento de cobros y créditos.

Las remesas recibidas por correo se le encomienda a una persona de confianza que los reciba y prepare una relación la cual se mandará posteriormente al departamento de contabilidad.

Podemos establecer que el área de efectivo comprende:
Caja y Banco



La caja se divide en dos:
         . Caja chica
         . Caja general

La caja chica es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores dentro de la misma que no requiere uso de un cheque.

La caja general es aquella donde se guarda todo el dinero diario recibido por diferentes conceptos.

Entre las medidas de control están:
1)   Tener volantes, ya sean de ingreso a caja o desembolso.
2)   Que estos volantes estén numerados
3)   Manejados por una sola persona
4)   La caja general no debe utilizarse para propósitos y retiros operacionales, para esto fue creada la caja chica.
5)   Depositar el dinero de la caja general
6)   Todo depósito debe tener anexo los recibos de caja.

Control Interno de las Ventas.

Sobre el departamento de ventas podemos decir que este ocupa un papel importante en la instalación de un sistema de contabilidad.

El control interno de las ventas comprende procedimientos y métodos con fines de lograr las políticas establecidas por la empresa.

Cuando se realiza una venta, al cliente debe elaborársele una factura.  Al realizarse el pago el cajero deberá elaborar un recibo de ingreso a caja.  Sin embargo para del almacén despachar la mercancía estos deben hacerlo mediante un conduce.

Los formularios que podemos utilizar para un buen control de las ventas son:
Facturas (las cuales entre otras cosas deben especificar los términos de pago - al contado o crédito).
Nota de despacho o conduce.
Recibo de ingreso a caja.

Cada uno de estos formularios debe tener copias suficientes para ser distribuidas en los diferentes departamentos/clientes.

La factura pro-forma es utilizada en gestiones bancarias, sirviendo de base para la solicitud de divisas (por ej.) por medio de la carta de crédito, crédito de suplidor, cobranzas, etc.  consta de precios y condiciones de venta de los productos.

Carta de crédito: es un documento expedido por un banco comercial a solicitud de un cliente autorizando a una firma extranjera para que envíe mercancías, según términos, y que será pagada por el banco de acuerdo al crédito otorgado por el vendedor.  El valor de la misma debe ser igual al de la factura comercial.

Crédito de suplidor: llamada línea de crédito es ofrecida por bancos comerciales a sus mejores y solventes clientes; mediante este la empresa puede firmar pagarés hasta el monto de este crédito para comprar sus mercancías.  Puede renovarse anualmente.

Sobre el control interno de las ventas podemos decir:
1)   Que estas se realicen acompañadas del comprobante correspondiente.
2)   Que al salir mercancía sea revisada por la persona encargada.
3)   Que los comprobantes sean revisados y contabilizados.

Clasificación y Control de los Activos Fijos.

Los activos fijos están formados por las propiedades de naturaleza relativamente permanente, que se emplean en una empresa para sus operaciones sin la intención de venderlos.

Los activos fijos pueden ser:
Tangibles o Intangibles

Tangibles: si tiene sustancia corpórea, es decir físicos.  Como por ejemplo:
Edificios- sujetos a depreciación; Bosques- sujetos a agotamiento

Intangibles: como las patentes, derecho de autor, su valor reside en los derechos que posee el propietario.

Los activos están sujetos a depreciación lo cual no es mas que la distribución equitativa del costo adquirido de un bien mas las inversiones realizada en este para usarse entre un período estimado de vida.

La depreciación puede realizarse por tres métodos:
Línea recta, Unidades producida, Horas trabajadas.

Entre las medidas de control tenemos: (Indicar forma de control)
Establecer su identidad, estableciendo grupos homogéneos y describiéndolos.
1)   Poseer una relación detallada y actualizada
2)   Ubicarlos para efectuar inventarios, realizar reparaciones, calcular depreciación.
3)   Hacer chequeo periódico de los mismos.
4)   Establecer responsabilidad a la persona que utiliza los activos fijos.


Los inventarios.

Los inventarios constituyen las partidas del activo corriente que están listas para la venta.  Mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas.

El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento de compras, que deberá gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso de compras.

Existen varios métodos para llevar el manejo y control de inventarios, los cuales son:
PEPS (Primero en Entrar Primero en Salir)
UEPS (Ultimo en Entrar Primero en Salir)
Tomar en cuenta lo que dice el Código Tributario sobre la depreciación.

Método PEPS: tipo de inventario perpetuo que detalla por medio de la Tarjeta de Control de inventario, las salidas y entradas de las mercancías.  Establece que la primera mercancía que se compra es la primera en venderse o salir.

Método UEPS: tipo de inventario perpetuo que estable que las últimas mercancías que se comprar son las que primero se venden o salen.

Entre las medidas de control interno tenemos:
1)   Hacer conteos físicos periódicamente.
2)   Confrontar los inventarios físicos con los registros contables.
3)   Proteger los inventarios en un almacén techado y con puertas de manera que se eviten los robos.
4)   Realizar entrega de mercancías únicamente con requisiciones autorizadas.
5)   Proteger los inventarios con una póliza de seguro.
6)   Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables.

Los ingresos: son partidas de origen acreedor y forman parte de las cuentas nominales y del estado de resultado.

Los ingresos se originan por diferentes conceptos como por ejemplo:
Ventas, honorarios, intereses, comisiones, etc.

Lista de chequeo

A) Organización y clasificación de la compañía

         A-1 Nombre y dirección de la compañía
         A-2 Sucursales y Agencias, nombre y dirección
         A-3 tipo de negocio que realizan
         A-4 Clase de sociedad o negocio de único dueño
                   .1 Compañía por acciones
                   .2 Sociedad en Comandita Simple
                   .3 Sociedad en Comandita Compuesta
                   .4 Sociedad en participación
                   .5 Negocio de único dueño
         A-5 Socios
         A-6 Consejo de Administración y otros funcionarios y oficiales
         A-7 Historia del capital
                   .1 Inversión Original
                   .2 Inversiones Subsecuentes
                   .3 Ganancias Capitalizadas
         A-8 Base de distribución de las ganancias y pérdidas
         A-9 En caso de compañía por acciones
                   .1 Clase de acciones
                   .2 Número de acciones de cada clase
                   .3 Valor nominal de las acciones en cada clase
                   .4 Acciones de cada clase circulando
                   .5 Capital autorizado
         A-10 Registros de la empresa
         A-11 Personas responsables de estos registros
         A-12 Lugar donde se mantienen registros
         A-13 Fecha de terminación del año fiscal

B) División funcional y departamental.
        
         B-1 División funcional
         B-2 Lista de departamentos de la empresa, acompañada de transacciones   
         principales realizadas en cada departamento.
         B-3 Formulario de cada departamento
         B-4 Personal de cada departamento
         B-5 Localización de cada departamento

C) Libros y registros usados o a usarse.

         .1 De entrada original
         .2 De entrada secundaria

D) Código de cuentas

         .1 Número o letras o números y letras combinados
         .2 Clasificación de las cuentas en el código



E)  Reportes y estados

         .1 Balance General
         .2 Estado de Resultado
         .3 Etc.

F)  Equipo mecánico a usarse

         .1 Máquina sumadoras
         .2 Máquinas calculadoras
         .3 Máquinas posteadoras y normalizadoras
         .4 Etc.

G) Control administrativo sobre operaciones

         .1 Recibos y desembolsos de caja
         .2 Inventarios
         .3 Cuentas a cobrar
         .4 Costo
         .5 Gastos
         .6 Nómina de pago
         .7 Cuentas a pagar
         .8 Inversiones
         .9 Activo Fijo
         .10 Presupuestos
         .11 Auditoría Interna

H) Departamento de contabilidad
         .1 Personal
         .2 Sistema de registro
         .3 Equipo mecánico
         .4 Condiciones del local
         .5 Temperatura en el local


Catalogo de Cuentas

Debe hacer un Catálogo de cuentas




Manual de Procedimiento
En el catálogo de cuantas como éste ejemplo. (Lo debe hacer en cada una de las cuentas que se muestran en el catálogo de cuentas que se debe mostrarse anteriormente)

Activo corriente- de origen deudor

11      Caja y Banco
·        de origen deudor
·        se debita cuenta y se registra un ingreso ya sea en cheque o en efectivo
·        se acredita cuando se registra la salida de dinero ya sea en cheque o efectivo


Activos fijos

21      Terrenos
·        de origen deudor
·        se debita cuando se adquiere un terreno
·        se acredita cuando se vende el terreno

22      Edificios
·        de origen deudor
·        se debita cuando se compra un edificio
·        se acredita cuando se vende el edificio

22D    Depreciación acumulada edificios
·        de origen acreedor por se una contrapartida
·        se debita cuando se vende el edificio
·        se acredita para ir cargando la depreciación del edificio

Pasivos (2)

41      Cuentas por pagar
·        de origen acreedor
·        se debita cuando la empresa para una deuda que tiene con terceros
·        se acredita cuando la empresa contrae una deuda

42      Documentos por pagar

Capital (3)

51      Capital
·        es de origen acreedor
·        se acredita cada vez que la empresa vende acciones comunes
·        se debita cuando la empresa compra acciones de otra empresa


Ingresos (4)

61      Ventas
·        es de origen acreedor
·        se debita para cerrarla al final del periodo contable
·        se acredita para registrar la venta de una mercancía


Costos (4)

400    Costo de ventas
·        de origen deudor
·        se debita si se compra mercancías siempre y cuando se use  el método físico para el registro de operaciones
·        se acredita para cerrarla al fina del período contable

Gastos (5)

100    Gastos generales y administrativos
·        de origen deudor
·        se debita siempre y cuando la empresa realiza un gasto
·        se acredita cuando se cierra al final del período







EL EXAMEN SERA A LAS 6:45 PM DEL LUNES 15 DE OCTUBRE 2012.
CUALQUIER DUDA O INFORMACION FAVOR DE COMUNICARLA A:

flore_54@yahoo.es
809-635-0946 o al 809-578-3634



Sistemas Contables

Sistema de Contabilidad:
Es el conjunto de actividades creadas a través de libros y documentos para el registro de información de las operaciones financieras de instituciones lucrativas.

Contabilidad:
Es la ciencia y arte que se encarga de registrar, ordenar y clasificar a través de libros y documentos las operaciones financieras de instituciones lucrativas, con el propósito de rendir una información sobre los resultados de dichas operaciones  a través de los Estados Financieros.

Tipos de Sistemas de Contabilidad:
A)     Sistema de contabilidad por partida simple. (Manual)
B)      Sistema de Contabilidad por partida doble. (Manual)
C)      Sistema de Contabilidad computarizada.

Sistema de Contabilidad por Partida Simple:
Es aquel sistema que se le prepara a negocios de escaso capital y cuya solvencia no le permite disponer de un contador para los registros de sus operaciones financieras.

En este sistema no se utilizan los libros que exige la Ley como obligatorios (diario general, de inventario y balances y el mayor general), sino que se le preparan algunos libros que le permitan al negocio controlar los ingresos, los gastos, el efectivo o la mercancía, si se trata de una empresa o negocio que compra y vende mercancías. Para este tipo de negocio se utiliza la partida simple y en este sistema se le debe preparar lo siguiente:
A)   Un libro de ingresos de caja
B)   Un libro de egresos de caja
C)    Un libro de compras de mercancías
D)   Un libro de ventas
E)    Un libro Mayor auxiliar de clientes
F)    Un libro de cuenta corriente
G)   Un fondo de caja chica
H)   Sistema de control interno y contable
I)      Documentación
El sistema de contabilidad por partida simple se viene utilizando desde la edad media.

Sistema de Contabilidad por Partida Doble
Fue introducido por el monje franciscano, Fray Lucas Pacioli, en el año 1494 y oficializado en Venecia en el año 1519. Su manejo consiste en lo siguiente:

A)   En cada operación intervienen dos partidas, una que entra (debe) y otra que sale (haber).
B)   Se lleva una cuenta separada para cada valor.

Para instalarle un sistema por partida doble a una empresa es necesario dar los siguientes pasos:
Determinar el tipo de empresa.
1-    A qué se dedica.
2-    Determinar el tipo de cuenta que utiliza.
3-    Prepararle un catálogo de cuentas.
4-    Prepararle los libros para los registros de las operaciones financieras.
5-    Confeccionarle la documentación.
6-    Crearle el sistema de control interno y contable.
7-    Si la empresa tiene cierto tiempo funcionando, entonces se le prepara un estado de situación de apertura y de le pasa inventario.
8-    Organización del departamento de contabilidad.
9-   Distribución del trabajo.

Primer paso: Determinación del tipo de empresa.
Hay diferentes tipos de empresas, como son:
A)   Micro
a)    Pequeña
b)    Mediana
c)     Grande

Segundo Paso: Determinación de lo que se dedica la empresa.
Las empresas pueden dedicarse a:

Al servicio.
a)     Compra y venta de mercancías.
b)    Producción.
c)     Compra y venta de electrodomésticos.
d)    Compra y venta de vehículos.
e)     Al ahorro y préstamo.
f)      Al canje y préstamo de dinero (financiera, etc.).

Tercer paso: Determinar el tipo de cuenta que debe utilizar la empresa.
El tipo de cuentas depende de a lo que se dedica la empresa (ver el 2do paso).

Cuarto paso: Preparación del Catálogo de Cuentas:
El catálogo de cuentas: es una relación numérica y sistemática de las cuentas que utiliza una empresa o negocio en su contabilidad, para el registro de las operaciones financieras.

Ningún catálogo se parece a otro, porque para crearlo se necesita saber si es una empresa de servicio, comercial o industrial, además de su tamaño o amplitud de sus operaciones.

2)               Quinto paso: Preparación de los libros para los registros de las operaciones financieras:
3)               -Libros para contabilidad de empresas:
Son el  conjunto de libretas de diferentes tamaños y con diseño para cada caso, que utilizan las empresas para el registro de las operaciones financieras según el código de comercio, tres de estos libros deben ser legalizados en la cámara de comercio y son:
A) Libro de inventario y balances.
B) Libro Diario General.
C) Libro Mayor General.

Dentro del conjunto de libros están los llamados libros auxiliares que pueden ser:
A) Mayor Auxiliar de clientes.
B) Mayor auxiliar de proveedores.
C) Mayor auxiliares de Cuentas por Cobrar empleados y funcionarios. (si la empresa facilita préstamos a los mismos).
D) Libro de ingresos de caja.
E) Libro de egresos o desembolso de caja.
F) Libro de Compras.
G) Libro de Ventas.
H) Libro de cuenta corriente.
I) Libro de Accionistas (si es una C X A).
J) Libro de transferencias (si es una C X A).

Sexto paso: Diseños de los libros y descripción:
A) Libro de inventario y balances:
Se utiliza para hacer un vaciado al final de cada período contable del estado de situación y luego se hace una relación detallada de las cuentas generales tales como: total de activos, pasivos, capital, reservas y utilidades, donde dichas cantidades se anotan en números y letras y después el contador lo certifica.

B)    Libro Diario general: Se utiliza para los registros de las informaciones financieras que la empresa realiza diariamente.
De esta cantidad de documentos, el contador que instala el sistema escogerá la parte necesaria para la empresa a la cual le esté instalado el sistema.

1- Si es una empresa de servicio se le debe confeccionar la documentación siguiente:
A) Volante de caja chica.
B) Formulario de solicitud de reposición de la caja chica.
C) Recibos de ingresos.
D) Formulario de cuadre de caja.
E) Comprobante de egresos.
F) Formulario de requisición de compras de materiales gastables.
G) Orden de Compra.
H) Cotización de Servicios.
I) Tarjeta de Activo Fijo.
J) Nómina de Pago.

2- Si es una empresa que se dedica a la compra y venta de mercancías, se le confecciona la documentación siguiente:
1- Pagaré.
2- Nota de entrega.
3- Nota de pedido.
4- Tarjetas de entradas y salidas de mercancías (inventario perpetuo).
5- Nómina de Pagos.
6- Tarjetas de Activos Fijos.
7- Salidas de Almacén.
8- Entrada de Almacén.
9- Conduce de despacho.
10- Conduce.
11- Reporte de recepción de compras.
12- Cotización.
13- Orden de Compra.
14- Requisición de compra de mercancías y/o materiales.
15- Comprobantes de egresos.
16- Formulario de cuadre de caja.
17- Facturas de Ventas al Contado.
18- Facturas de Ventas a crédito.
19- Recibos de Ingresos.
20- Formulario de solicitud de reposición del fondo de caja chica.
21- Volante de caja chica.

3-  Si es una empresa manufacturera se le confecciona la documentación siguiente:
1-
Nota de pedido.
2- Nómina de Pagos.
3- Tarjetas de Activos Fijos.
4- Entrada de Almacén.
5- Salidas de Almacén.
6- Conduce.
7- Conocimiento de despacho.
8- Cotización.
9- Reporte de recepción de materiales de fabricación.
10- Hoja de Costo.
11- Orden de Compra.
12- Requisición de compra de materiales de fabricación y/o materiales de oficina.
13- Comprobantes de egresos.
14- Formulario de cuadre de caja.
15- Facturas de ventas al contado.
16- Facturas de ventas a crédito.
17- Volantes de caja chica.
18- Recibos de ingresos.
19- Formulario de solicitud de reposición del fondo de caja chica.

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